Organisation et productivité Mon premier dictionnaire GTD la discipline, les instruments, les concepts
Le 1er octobre 2006, par Jacques Turbé,
Révision 1 : "Habitude" (au lieu de "phase") et périodicité.
Voiçi le premier dictionnaire français de GTD : la discipline (processus), les instruments, et les concepts promus par David Allen dans « Getting Things Done ». Vous y trouverez le terme américain original, l’équivalent français recommandé, une description ou définition de la notion, des exemples de mise en oeuvre. Je souhaite que ce dictionnaire serve à éviter les confusions les plus souvent commises quand on découvre GTD. Il peut être également une première légende détailée au Memento visuel de GTD, en attendant que vous lisiez attentivement le livre de David Allen.
Signalez-moi les entrées qui manqueraient, corrigez-moi, soumettez vos exemples.
Je vais inclure ce dictionnaire dans l’entrée refondue GTD de Wikipedia, pour laquelle j’ai reçu le renfort de Xavier Borderie rédacteur au JournalDuNet et autre et autre promoteur français de GTD.
[sommaire]
| Anglais | Français | Définition, exemples et remarques |
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La discipline |
| 1. collect | collecte, recensement | Première habitude : Ne rien laisser échapper En permanence, systématiquement, immédiatement Le recensement exhaustif sur un support écrit de tout ce qui peut justifier une quelconque intervention de notre part : en suspens, inachèvement, en attente, intention, projet, manque, usure, mauvais fonctionnement, probléme, insatisfaction, besoin, engagements à tenir,etc. Exemples : cette carte de visite restée dans une poche, cette facture dans la boîte à gants, cette demande reçue, ce dossier qui traîne sur le bureau, cette agrafeuse qui coince, cette course à faire, ce problème à résoudre, cette suggestion à tester, les messages de la boîte vocale, ce projet jamais réalisé, ce souci de santé, ce fauteuil qui grince, les performances de ce collaborateur, toutes ces choses en retard... |
| 2. process | traitement | Deuxième habitude : Déterminer quoi pour chaque entrée Au moins une fois par jour Spécification de ce qu’il y aura lieu de faire de l’entrée considérée : Information à conserver ? Action nécessaire ? Résultat à produire ? Première chose à faire ? |
| 3. organise | organisation | Troisième habitude : Tenir prêt pour toute action immédiate Immédiatement pour chaque entrée traitée Classement des documents et informations utiles de manière à les rendre immédiatement disponibles au moment où on en aura besoin : listes par contexte, dossiers, échéancier, agenda,... |
| 4. review | revue, examen, point | Quatrième habitude : Garantir en permanence le bon choix Quotidiennement, à fond chaque semaine Réactualisation régulière et systématique du système :
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| 5. do | action | Ultime habitude : Choisir en connaissance de cause Dès qu’on quitte un sujet Choix de l’action à faire maintenant. On a avantage à avoir identifié des actions concrètes, non fractionnables, qu’il est possible d’exécuter immédiatement - sans plus se poser de questions - dès que les conditions sont réunies (unité de temps, de lieu et de moyens). Les actions isolées et les premières choses à faire sur chaque sujet figurent sur les fiches contexte appropriées. Exemples :
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Les instruments |
| Project list | Listes des sujets actifs | Enumère tous les sujets sur lesquels on a choisi d’avancer dans la période présente. |
| Project form | Fiche sujet . | Spécifie l’objectif (résultat à atteindre pour être satisfait et clore le sujet) et au moins la première chose à faire. On y recueille aussi toutes les idées ou informations utiles à l’exécution : choses à ne pas oublier, actions ou tâches suivantes, liens à des documents de référence ou à des intervenants impliqués |
| Reference file | Dossier de référence | Regroupe les informations auxquelles on peut avoir à un moment ou un autre besoin de se référer (s’il y a lieu la partie "pour action" peut être positionnée dans l’échéancier). David Allen préconise le classement alphabétique. Pour éviter de laisser se créer des piles de documents à classer, il insiste sur le fait de pouvoir créer en quelques secondes un dossier pour tout nouveau sujet : cela implique d’avoir en permanence un stock de dossiers vides à portée de main, et une étiqueteuse sur le bureau. |
| Calendar | L’agenda | L’agenda doit être débarassé des choses à faire et ne doit afficher que les périodes allouées à une activité définie : rendez-vous, échéances, temps bloqués (routines régulières, isolement sur une tâche). |
| Context lists | Actions par contexte | Les actions isolées et les premières choses à faire des sujets en instance sont ventilées sur des fiches contexte. Ainsi, dans une circonstance donnée, la fiche contexte appropriée vous présentera toutes les actions immédiatement faisables dans les conditions présentes, et entre lesquelles choisir. |
| Tickler | L’échéancier | Pour classer les documents, pièces, justificatifs à traiter, David Allen préconise un échéancier à 43 dossiers (43 folders) Les douze derniers dossiers correspondent aux 12 prochains mois, les 31 premiers aux 31 jours qui viennent. Ainsi, en tête, on trouvera toujours le dossier contenant les notes et documents à traiter aujourd’hui.
Exemple : des places pour un concert le 12 du mois courant sont classées dans le dossier du Jour 12. Si ces places sont pour le 12 d’un autre mois, elles sont d’abord classées dans le dossier du mois correspondant (ex. : 12 octobre, dossier Octobre). Le dossier de tête est celui de la journée en cours. En fin de journée ce dossier est vide (les pièces ont été soit traitées soit rééchéancées) et est déplacé derrière les dossiers Jours. De même chaque prochain mois est en tête des dossiers mois et est progressivement ventilé dans les dossiers Jours. Quand il est vidé, il est placé derrière les autres dossiers mois.
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Les concepts |
| daily reviewes | Points Quotidiens | Aussi souvent que possible dans la journée et au moins une fois : traitement et organisation de chaque entrée collectée depuis le Point précédent. En fin de journée (ou avant le démarrage de la suivante) on peut être amené à activer, désactiver ou simplement différer certains sujets, et à bloquer des plages de temps dans l’agenda pour protéger les tâches critiques. |
| folder | dossier | Conteneur matériel ou numérique des informations de référence utiles aux sujets à traiter. Il convient de s’équiper de manière à pouvoir ouvrir tout nouveau dossier en quelques secondes. Quand un dossier est au trois quarts plein, il faut envisager de le fractionner en plusieurs dossiers. |
| inBox | entrées | En principe, le lieu unique où sont rassemblées toutes les entrées nouvellement collectées à traiter : « Panier Arrivée ». Dans la pratique on ne peut éviter que les entrées soient réparties sur plusieurs médias : document dans un bac réception, mails non lus, messages vocaux, mémos numériques. Dans certains cas elles peuvent être dans deux lieux différents : au bureau (professionnel), et chez soi (personnel). Ce qui importe c’est de s’assurer qu’absolument toutes les entrées sont collectées dans un petit nombre de supports, systématiquement vidés lors de la phase traitement, chaque entrée après l’autre sans en laisser aucune de côté. |
| natural planning | préparation naturelle d’une opération | Mise en lumière des étapes successives de notre réflexion pour concevoir et préparer une action : formulation du but, représentation concrète du résultat souhaité, créativité des solutions, structuration de l’option choisie, identification des premières choses à faire. |
| next action (NA) | première chose à faire (PCAF) | L’action concrète par laquelle on enclenchera le travail sur un sujet dès qu’on s’y (re)mettra : "Si je m’y mettais maintenant, qu’est-ce que je ferais tout de suite ?" (passer tel coup de téléphone, vérifier tel document, rédiger telle note ...)
Exemple : « Lister les points auxquels répondre » est la première chose à faire pour s’attaquer au sujet : « Rédiger rapport XY ». Sur la fiche contexte « A faire au bureau » on notera cette première chose à faire et non pas le sujet sur lequel travailler (« Rédiger rapport XY »).
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| open loop | (sujet en) instance | Ce qui n’est pas dans son état final, à sa place définitive. Les instances doivent toutes être collectées (première habitude). |
| project | sujet (à traiter, en instance), objectif, travail à préparer | Intitulé courant utilisé pour désigner le travail à produire, chaque fois que le résultat ne peut être atteint en une seule fois par une action unique.
Exemples : « Rédiger rapport XY », « Remplacer la tondeuse », « Préparer vacances d’été »...
La traduction par "projet" de ce qui désigne toute tâche nécessitant plus d’une action pour être accomplie est à éviter : génératrice de trop de confusions avec le sens classique du mot projet (coordination de tâches assignées à des intervenants).
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| someday/maybe | un jour/peut-être, (sujet) en réserve, sujet potentiel | Sujets pour lesquels aucune décision n’est prise et dont le traitement éventuel est repoussé à plus tard. |
| tickler | échéancier | Classement par échéance des prochains documents à traiter. |
| todo | chose à faire | Se réfère aux listes de choses à faire qui étaient préconisées dans les systèmes traditionnels, mais que GTD évite au profit de listes spécialisées. |
| weekly review | Point Hebdo | Nettoyage, mise à jour complète (et éventuellement remis en état) de son système. le Point Hebdo permet de faire un bilan de la semaine écoulée et une réévaluation de ses objectifs et de ses échéances. C’est lors du Point Hebdo qu’on est en général amené à prendre des décisions : sujets à activer, sujet à différer ou mettre en réserve, dossiers à réorganiser, délégations a préparer, etc. |
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| Memento visuel de GTD |
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